7 claves para organizar eventos corporativos

7 claves para organizar eventos corporativos

En K-Digital llevamos muchos años organizando eventos de todo tipo, entre ellos eventos corporativos. Y no es que seamos buenos, es que sólo organizamos los mejores eventos corporativos que puedas ver.

Una empresa de Marketing y Comunicación debe contar con este departamento para aprovechar los ventos como una de las principales estrategias, la mejor herramienta de relaciones públicas que existe.

Siempre contando con una buena comunicación digital, obviamente, los eventos hacen ese otro trabajo de toda la vida que de vez en cuando no vienen mal. Del mismo modo, es fundamental realizar esa fusión de acciones digitales y eventos.

Existen muchas clases de eventos que requieren de un buen trabajo para que todo funcione, ya sean congresos, convenciones, conciertos, etc. Además, si a esto le añades una buena estrategia de marketing digital, lo tienes todo prácticamente controlado.

A continuación, en K-Digital te vamos a dar una serie de consejos para hacer el evento corporativo perfecto. Debes saber que, según las necesidades, el objetivo y el tipo de evento tendrás que llevar a cabo unas u otras.

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Objetivo del evento

Antes de dar un paso tenemos que saber qué queremos conseguir con el evento que vamos a organizar. Será diferente si queremos dar a conocer un producto nuevo, fidelizar al consumidor o motivar a trabajadores.

El dinero es importante

No es ninguna tontería saber con cuánto presupuesto contamos. Según esta cantidad podremos organizarnos y decidir cuáles serán las actividades, el tipo de espacio y el coste que va a tener todas las acciones.

Decide la fecha ideal

El día que se va a hacer el evento no se elige a lo loco, hay que tener en cuenta varios factores por eso échale un ojo al calendario. Por ejemplo, preparar una convención en una semana donde exista un puente, no vas a tener mucho éxito. Lo mismo sucede si organizas un concierto la misma fecha que otro espectáculo del mismo estilo o hacerlo en un sitio al aire libre en el mes de enero.

Además de decidir la época en la que se va a celebrar el evento y tener claro qué buscamos, también hay que ver el día de la semana, no es lo mismo un lunes que un jueves o un viernes.

Qué público va a asistir

Debemos que tener bien claro que tipo de público es al que queremos atacar, dependiendo de ello sabremos que formato, que espacio y las actividades que se van a realizar. No es lo mismo si se organiza un evento para proveedores, clientes o empleados.

Tampoco es igual la manera en como se transmite la idea que queremos ofrecer.

Cómo será el espacio

Sabiendo el presupuesto y el tipo de evento que vamos a ofrecer el lugar será de una manera u otra. Además, no te quedas con el primer sitio que ves, es mejor que te des una buena vuelta y tantees entre varias localizaciones.

Has encontrado el sitio, pero debe cumplir una serie de requisitos como, por ejemplo; capacidad, servicios técnicos y audiovisuales que ofrecen, cocina o catering, salón, sala de eventos, etc. Estos son algunos de los detalles que se deben preguntar, todo dependerá de las necesidades.

Planificación del evento

Lo que hemos visto anteriormente es lo necesario para crear un evento, pero una vez que lo tienes todo es fundamental conocer la estructura que va a tener el evento, dónde se va a hacer cada parte de los actos, cómo se van a hacer, qué personas tienen que hablar en caso de ser una convención y, por supuesto, para cuando tiene que estar todo organizado.

Estrategia de Comunicación que se va a llevar a cabo

Ya tenemos todo listo, el evento está listo para empezar a darlo a conocer y que la gente conozca la que vamos a liar. Es momento de definir la estrategia de comunicación que se va a realizar, antes del evento, durante y después del evento.

Veremos si usaremos promociones en RRSS, mailing, página web o medios de comunicación, también cómo lo haremos según el público al que va dirigido. Márcate tiempos para no llegar tarde a la hora de dar difusión.

Te hemos marcado algunas pautas que llevar a cabo para organizar un buen evento, lo cierto es que, aunque lo parezca no es tan fácil. En K-Digital somos expertos en organizar eventos corporativos y tenemos muchos años de experiencia. Si ves algunos de nuestros eventos te quedarías sin palabras, de hecho, te invitamos a que asistas a alguno de ellos como pueden ser nuestros conciertos.

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